Инструкция
  1. Skip to Menu
  2. Skip to Content
  3. Skip to Footer>

223

Инструкция

PDF Печать E-mail

 

УТВЕРЖДАЮ

 

__________________________

Директор  ГУК «Кобринская районная централизованная библиотечная система»

Л. В. Легатюк

 

 

 

Инструкция

о порядке учета статистических показателей работы Государственного учреждения культуры

«Кобринская районная централизованная

библиотечная система»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

От составителей

 

В основе современной библиотечной статистики лежит учет. Учет представляет собой регулярный и систематизированный сбор сведений и данных о состоянии и развитии библиотеки путем регистрации конкретных данных, характеризующих количественную и качественную стороны библиотечных процессов.

Статистический учет представляет собой количественные показатели работы библиотеки, суммируемые в единых формах учета.

Предлагаемая инструкция содержит рекомендации по организации учета показателей обслуживания пользователей в библиотеках  Государственного учреждения культуры «Кобринская районная централизованная библиотечная система» (в дальнейшем – РЦБС) и является локально-нормативным документом, обязательным для руководства в структурных подразделениях РЦБС.

 

  1. 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1.             Данная Инструкция определяет единый порядок и требования к организации учета обслуживания пользователей в библиотеках Государственного учреждения культуры «Кобринская районная централизованная библиотечная система».

Инструкция разработана на основании:

  • СТБ 7.20-2000 СИБИД «Бібліятэчная статыстыка. Асноўныя палажэнні»
  • Постановления Министерства культуры РБ и Министерства юстиции РБ  09. 01. 2007 №3/1 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства культуры РБ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения»
  • Постановления Национального статистического комитета Республики Беларусь от 30.09.2009 № 193 «Аб зацвярджэннi формы дзяржаўнай статыстычнай справаздачнасцi 1- бiблiятэка (Мiнкультуры) «Справаздача аб дзейнасцi публiчнай бiблiятэкi» i ўказанняў па яе запаўненнi
  • Постановления Национального статистического комитета Республики Беларусь от 12.09.2013 г.  № 200 «Аб унясенні змяненняў у пастанову Нацыянальнага статыстычнага камітэта РБ ад верасня 2009 г. №193»,   
  • методических рекомендаций по осуществлению учёта виртуальных пользователей и посещений, разработанных заместителем директора по научной работе и издательской деятельности Национальной библиотеки РБ А. А. Сушей.

 

Основными формами первичной учетной документации при обслуживании  пользователей в библиотеке являются:

  • Читательский формуляр
  • Дневник работы библиотеки

 

1.2.               Контроль за правильностью учета статистических данных  в библиотеке (структурном подразделении) осуществляет отдел библиотечного маркетинга ЦРБ.

 

1.3.               Лица, искажающие статистическую отчетность,  несвоевременно учитывающие данные статистики и нарушающие сроки предоставления информации, несут административную  и материальную ответственность.

 

2.         УЧЕТ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

 

2.1.  Пользователь библиотеки: читатель, посетитель мероприятия, пользователь, обращающийся к серверу библиотеки через Интернет. Понятие «пользователь библиотеки» может быть применено ко всем физическим лицам, пользующимся любыми услугами библиотеки

(подписание обходных листов, сервисные услуги).

 

2.2.               Запись пользователя в библиотеку производится в соответствии с Правилами пользования библиотеками РЦБС.

 

2.3.             Единицей учёта пользователя является лицо, зарегистрированное в формуляре читателя.

 

2.4.             Учет  пользователей производится  по читательским формулярам, ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учёт читателей и посещений». Ведутся взрослый и детский дневники работы.

См.: приложение № 1 (Заполнение первой части взрослого дневника - графы №2-12).

 

2.5.             Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку (далее ЦРБ)  через электронные информационные сети, является уникальный IP-адрес, зафиксированный на внешнем сервере (hoster.by). Учет их общего числа осуществляется по количеству неодинаковых (уникальных) IP-адресов, зарегистрированных на внешнем сервере.

 

  2.6.  Структурные подразделения библиотеки обязаны вести учет сотрудников библиотеки, пользующихся услугами их отдела и включать эти данные в учет пользователей своего отдела, отражая данные ежедневно в библиотечной статистике.

 

2.7. Обслуживание сотрудников и пользователей библиотеки осуществляется только после предварительной записи в библиотеку.

 

  1. 3.УЧЕТ ПОСЕЩЕНИЙ  (ОБРАЩЕНИЙ)

 

3.1.             Посещением библиотеки считается каждый приход пользователя в библиотеку или любое структурное подразделение с целью получения библиотечной услуги, использования библиотечного пространства для общения; а также обращения к её веб-сайтам.

 

      3.2.  Единицей учета посещений является одно посещение библиотеки или любого структурного подразделения для записи, перерегистрации, получения, возврата документов и продления сроков пользования, участия в массовых мероприятиях, проводимых библиотекой, пользования сервисными услугами библиотеки, обращения с целью подписания обходных листов и т.д., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке (формуляр читателя, Дневник работы библиотеки, паспорт массового мероприятия, список пользователей сервисных услуг, список лиц, приходящих в библиотеку с обходными листами).

 

        3.3. Посещение является количественным показателем библиотечной    статистики, характеризующим объем работы библиотеки и читательскую активность.

 

3.4 Учет числа пользователей, обращающихся в библиотеку в режиме удаленного доступа через сайт, осуществляется по показанию счетчика, установленного на внешнем сервере (hoster.by) и по другим счётчикам, представленных на сайте.

 

3.5.              Учет обращений на сайт Кобринской РЦБС ежеквартально ведёт зав. отделом материально-технического обеспечения и хозяйственного обслуживания при составлении квартальных и годовых статистических отчетов работы ГУК.

 

3.6.              Количество обращений на сайт РЦБС суммируется с количеством посещений, учтенных каждым структурным подразделением, и составляет общее количество посещений ГУК.

 

3.7.              Все структурные подразделение обязаны учитывать посещения сотрудников библиотек ЦБС.

 

3.8.     Учет посещений структурные подразделения ведут ежедневно в 1 части (графа 13) Дневника работы структурного подразделения.

 

3.9.      В число посещений включаются посещения массовых мероприятий, если они проводятся в одном здании с библиотекой. Данные посещения отражаются в 3 части дневника и плюсуются к посещениям в 1 части в день проведения мероприятия.

 

  1. 4.УЧЕТ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

 

4.1. Единицей учета выдачи для всех видов изданий и их копий является экземпляр документа.

 

4.2. Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя. Каждая книговыдача в формуляре читателя должна быть заверена подписью пользователя. Продление  изданий подписью не заверяется, разрешается продлять книговыдачу 2 раза.

                На один формуляр выдаётся не более пяти экземпляров книг, количество периодических изданий – на усмотрение библиотекаря.

 

   4.3. Выдача газет, объединенных в подшивку (квартальную, полугодовую) учитывается по числу подшивок. Текущие экземпляры газет (до месяца) учитываются по количеству экземпляров, полученных пользователем по его запросу.

 

         4.4.   Учет выдачи копий документов независимо от вида носителей ведется так же, как учет экземпляра оригинала:

         4.4.1. Копии многостраничных документов учитываются как один  экземпляр.

         4.4.2.  Единицей выдачи печатной копии электронного документа (через принтер) является экземпляр.

4.4.3. Единицей выдачи электронной копии печатного документа (через  сканер) является экземпляр.

 

          4.7.  Выдача неопубликованных материалов, содержащихся в отдельной папке (подборки ксерокопий публикаций по какой - то теме, персоне и т.п.) учитывается по числу папок, выданных пользователю.

 

  4.9.  Выдача аудиокассет, дисков, электронных изданий учитывается по их количеству.

 

  4.10. Продление срока чтения книги по просьбе читателя  рассматривается как новая выдача.

 

 4.11.   Выдача документов пользователям фиксируется в Ч.2 Дневника работы библиотеки «Учёт выдачи библиотечных документов».

См.: приложение № 2 (Заполнение второй части дневника -   графы №2-11).

 

  1. 5.УЧЕТ МАССОВОЙ РАБОТЫ

 

5.1. Учет массовой работы ведут структурные подразделения библиотеки, занимающиеся обслуживанием.

 

        5.2. Единицей учета всех видов массовой работы и мероприятий библиотек является мероприятие. Мероприятие – совокупность действий, организационных форм, ориентированных на конкретные группы пользователей в целях удовлетворения их потребностей в знании, информации, общении.

 

 5.3. Учет массовой работы ведется в 3-ей части Дневника  «Учет массовых мероприятий», куда заносятся сведения о каждом массовом мероприятии сразу же после его проведения. Количество участников мероприятия суммируется с общим числом посещений данного структурного подразделения и  фиксируется в 1 части дневника  в графе «Количество посещений» (графа №13)

 

5.4. Дополнительно в Дневнике работы библиотеки (а также Паспорте мероприятия) ведется учет экспонируемых и выданных документов и суммарное количество участников мероприятий.

 

        5.5.  Единицей учета посетителей массовых мероприятий является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное в Дневнике работы библиотеки и паспорте мероприятия.

 

5.6.  В паспорте массового мероприятия (См.: приложение № 3)

отражаются:

- дата проведения;

- форма проведения;

- название мероприятия;

- место проведения;

- количество присутствующих, в т.ч. по основным читательским  группам;

- содержание или составные части мероприятия;

- Ф.И.О. ответственного за организацию и проведение мероприятия.

 

5.7. При проведении циклов мероприятий (недель, декад, месячников) учитывается каждое мероприятие, входящее в цикл.

 

5.8. Комплексное мероприятие, которое включает одновременно проведение нескольких форм массовой работы (например, выставка и устный библиографический обзор), учитывается как одно.

 

5.9. Мероприятие, в организации и проведении которого участвовало несколько структурных подразделений, учитывается один раз. Число посетителей мероприятия, совместно проведенного несколькими структурными подразделениями, учитывается одним структурным подразделением.

 

  1. 6.УЧЕТ РАБОТЫ БИБЛИОТЕЧНЫХ ПУНКТОВ ВЫДАЧИ

 

6.1. Библиотечный пункт выдачи - форма нестационарного библиотечного обслуживания, может быть организован любой библиотекой для библиотечного обслуживания пользователей по месту жительства, работы или учебы.

 

6.2. Учет работы в библиотечном пункте выдачи такой же, как в стационарной библиотеке.

 

         6.3. Формуляры читателей, обслуживаемых в библиотечном пункте, имеют отметку «БП», хранятся в библиотеке за разделителями с названием библиотечного пункта, стоят в алфавитном порядке.

 

6.4. Итоговые данные учета работы в пункте выдачи ежеквартально переносятся  в Дневник работы стационарной библиотеки.

 

6.5. При посещении читателей библиотекарь вместе с литературой берет с собой формуляры читателей, оформляет выдачу или возврат библиотечных изданий. Читатель расписывается в получении издания.

 

К внестационарному обслуживанию относится и книгоношество, т.е. обслуживание отдельных категорий читателей, не имеющих возможности самостоятельно посещать библиотеку (инвалиды, пенсионеры, жители отдаленных мест). Оно осуществляется библиотекарем, волонтером или активистом библиотеки.

 

6.6.   Формуляры читателей, обслуживаемых книгоношами, имеют отметку «КН», хранятся в библиотеке за разделителями с фамилиями книгонош, стоят в алфавитном порядке.

 

         6.7.  При посещении читателей книгоноша вместе с книгами берет с собой формуляры читателей, оформляет выдачу или возврат библиотечных изданий. Читатель расписывается в получении издания.

 

  1. 7.ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

 

   7.1. В библиотеке устанавливаются следующие сроки отчетности, предоставляемые в отдел библиотечного маркетинга ЦРБ:

 

  • Информация проведённых мероприятиях библиотеки за месяц – до 25 числа текущего месяца (См.: приложение № 4)
  • План мероприятий библиотеки (опережающая информация) на следующий месяц – до 25 числа текущего месяца

(См.: приложение № 5)

  • Информация о выполнении плановых показателей за квартал -

           ежеквартально, не позднее 5 числа следующего месяца за отчётным

           (См.: приложение № 6)

  • Годовой план работы библиотеки на следующий год – до 1 ноября текущего года (См.: приложение № 7)

 

  • Годовой отчет о работе библиотеки – до 5 января следующего года

 

7.2. Лица, искажающие статистическую отчетность,  несвоевременно  учитывающие данные статистики и нарушающие сроки предоставления информации, несут материальную и административную ответственность.

 

  1. 8.ХРАНЕНИЕ  УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

8.1. Дневник учета работы библиотеки подлежит хранению в библиотеке в течение трёх лет.

 

8.2. Срок хранения формуляров читателей составляет три года.

 

8.3. Годовые планы работы хранятся пять лет.

 

        8.4. Статистические отчеты библиотек подлежат постоянному хранению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

Заполнение первой части взрослого дневника работы (графы №2-12)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Ø В графе «Всего записалось» учитывается общее количество пользователей,  записавшихся (или перерегистрированных) в данный день  в данном структурном подразделении. Из общего числа пользователей  выделяются – молодёжь от 15 до 31 года (графа №10), пенсионеры (графа №11), одинокие пенсионеры (графа №12/1), инвалиды (графа №12/2). Графы 3 - 9 в сумме составляют количество всего записавшихся пользователей (графа №2).
  • Ø В конце месяца подводится итог записи пользователей за месяц, подсчитывается их общее количество в данном структурном подразделении с начала года. Последний итог  переносится на первую строку следующей страницы.

Примечание:

       в графе «учащиеся»  учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба в учебных заведениях.

 

В публичной библиотеке в сельской местности ведётся 2 дневника работы (взрослый и детский).

 

При заполнении Дневника работы библиотекарь должен учитывать следующие требования:

  • Красный цвет допускается только при заполнении граф «Составляет на начало месяца (квартала)», «Всего за месяц (квартал)», «Составляет на начало следующего месяца (квартала)», при этом  исключается заполнение Дневника красным фломастером, используется ручка с пастой красного цвета.
  • Все остальные графы заполняются ручкой с пастой синего цвета.
  • В Дневнике принимаются следующие пометки: Выходной, Больничный, Сессия (не допускается писать большими буквами на весь период сессии, достаточно пометить начало и окончание  сессии), Отпуск (не допускается писать большими буквами на весь период отпуска, достаточно пометить начало и окончание отпуска), Санитарный день,  Праздничный день, Учёба (тот день, когда сотрудник вызывается в ЦРБ на семинары, совещания)
  • Дневник работы рекомендуется обернуть прозрачной обложкой.
  • Не допускаются в Дневнике работы исправления, подчёркивания, неряшливость в заполнении, заполнение карандашом.
  • Дневник работы заполняется ежедневно!

Рекомендации по записи читателя в библиотеку и перерегистрации

 

Человек, пришедший в библиотеку за любой услугой должен зарегистрироваться. Запись пользователей в библиотеку осуществляется в соответствии с Правилами пользования библиотекой.

На пользователя заполняется формуляр с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения, социального статуса, паспортных данных. Отмечается дата записи или перерегистрации, проставляется   номер формуляра. Факт ознакомления и согласия  с Правилами пользования библиотекой удостоверяется его подписью на формуляре.

В тех случаях, когда читатель желает брать книги не только для себя, но и для членов своей семьи, на каждого члена семьи заполняется обычный читательский формуляр. Для этого каждый из членов семьи должен письменно или устно заявить о желании пользоваться библиотекой. В дальнейшем члены этой семьи могут одному из них поручить брать для них книги, о чем каждый указывает на обороте своего читательского формуляра: "Поручаю брать книги (такому-то)" Дата. Подпись.

Все документы, выдаваемые читателям на дом, записываются в формуляре синей пастой, при этом указывается дата выдачи, инвентарный номер, классификационный индекс (отдел), автор и заглавие. При выдаче периодических изданий указывается отдел, наименование, номер и год издания. Взрослые читатели расписываются в получении каждого издания документа; от детей до 4 класса расписка не требуется. Дети расписываются в формулярах, начиная с 4 класса.

Формуляры пользователей расставляются по срокам возврата, а в пределах срока по номерам; формуляры читателей-детей - по классам, а внутри - по алфавиту фамилий. Формуляры читателей, не взявших документы, расставляются отдельно, в порядке алфавита.

Формуляры пользователей, за которыми не числятся библиотечные издания, расставляются отдельно за разделителем «Свободные». Для исключения повторов в нумерации формуляров пользователей, в библиотеках ведутся номерные картотеки.

Пользователь, записавшийся в библиотеку с целью получения книг на дом, обязан представить паспорт гражданина РБ.  Для пользователей в возрасте до 16 лет таким документом является ходатайство родителей или опекунов.

Документы выдаются читателю на дом в соответствии с Правилами пользования библиотеками  ГУК ««Кобринская районная централизованная библиотечная система» сроком до 30 дней.

Срок пользования документами может быть продлен, если на них нет спроса со стороны других читателей. Продление срока пользования выданными документами считается новой книговыдачей.

 При возвращении документа библиотекарь обязан в присутствии читателя зачеркнуть инвентарный номер возвращенной книги или иного документа и поставить свою подпись.

 Дневник работы библиотеки заполняется синей  пастой библиотечным почерком, не допуская помарок и исправлений.

 

В начале года  во всех библиотеках производится перерегистрация пользователей. Цель ее - выявить реальное количество людей, пользующихся услугами  библиотеки, а также уточнить сведения о посетителях библиотеки (изменения в возрасте, образовании, перемена адреса, места работы и т.д.).   При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр пользователя вносят все необходимые изменения, указывают новый номер на формуляре и ставят дату перерегистрации.

Количество читателей публичной библиотеки в сельской местности, отражённых в дневниках работы (взрослом и детском), должно совпадать с количеством читательских формуляров.

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

Заполнение второй части дневника «Учет выдачи библиотечных документов» (графы №1-11)

                                                                                        

Выдача документов пользователям  ежедневно фиксируется в Ч.2 Дневника работы библиотеки по графам:

  • ØВ графе №2 указывается общее количество выданных документов;
  • ØОбщая книговыдача распределяется по видам (графы 3 – 8,); сумма граф 3 – 5  и 7 – 8 должна соответствовать графе №2.

 

В конце месяца по всем графам (Ч.2) подводится итог записи количества книговыдач за месяц, подсчитывается их общее количество с начала года в данном отделе библиотеки. Последний итог  переносится на первую строку следующей страницы.

 

  • Ø В графе 6 вместо грампластинок надо вести учёт выдачи социально значимых изданий, вместо диафильмов отмечать выдачу книг писателей Беларуси.
  • Ø В графе 11 необходимо выделить выдачу краеведческих изданий.

 

    Таким образом, в связи с современными требованиями к публичным библиотекам Беларуси дополнительно ведётся учёт выдачи социально значимых изданий, книг писателей Беларуси и краеведческих изданий.

 

Приложение №3

Паспорт массового мероприятия

 

Заполнение третьей части Дневника работы

«Учёт массовой работы и экскурсий по библиотеке»

 

¨     Обязательными для заполнения являются все графы (1- 7) третьей

     части Дневника.

¨     Количество участников мероприятий (графа 4) обязательно плюсуется с количеством посещений в 1 части Дневника (графа 13).

¨     Заполнение должно быть строго по строкам. Не допускается дробление строк.

 

Заполнение Паспорта массового мероприятия

 

Паспорт массового мероприятия

 

  1. 1.Мероприятие (форма, название) ___________________________________________________________

 

  1. 2.Дата проведения  ____________________________________________

 

  1. 3.Место проведения ___________________________________________

 

  1. 4.Количество присутствующих пользователей  ____________________

 

  1. 5.Категории пользователей ___________________________________________________________
  2. 6.Представлено изданий________________________________________

 

  1. 7.Выдано изданий _____________________________________________

 

  1. 8.Содержание или составные части мероприятия

____________________________________________________________

 

____________________________________________________________

 

  1. 9.Ответственный ______________________________________________

 

 

Приложение №4

 

Информация о проведённых мероприятиях

публичной библиотеки за месяц

 

 

 

 

 

 

Приложение №5

 

План мероприятий библиотеки (опережающая информация) на следующий месяц

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №6

 

Информация о выполнении плановых показателей за квартал

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №7

 

Годовой план

публичной библиотеки Кобринской РЦБС

 

 

Арганізацыя

бібліятэчнага

абслугоўвання

насельніцтва.

Рэклама бібліятэкі

 

Змест работы

з чытачамі

Праца з дзецьмі

Праца з

фондамі і

каталогамі

Павышэнне

кваліфікацыі

Гаспадарчая

дзейнасць

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкцию разработала

зав. отделом библиотечного маркетинга

Т. А. Головейко

 

Июнь, 2016 г.

Яндекс.Метрика Яндекс цитирования.